展會的時間、地點重要嗎?也許對于大多數人來說，這兩個因素只關系到他們是不是會迷路而已。但對于廣大參展商而言，展會的時間、地點還蘊含著非常豐富的信息，不過由于多數參展商總認為，選擇展期和會址應是展覽組織者操心的事兒，與己無關，因此使得展會的時間和地點成為一個既重要卻又容易被忽視的要素。
時機影響成效
俗話說得好，“謀事在人，成事在天”，對于參展商來說，“天時”最直觀的體現就在于對參展時機的把握。一個合適的時間能令展商的努力事半功倍，而一個不妥當的時間卻可能令企業空費周章。而對于時機，最應被注意的就是展會間是否有檔期上的沖突，以2003年上海的CeBIT Asia通訊技術展為例，其舉辦時，展覽檔期就不小心與臺灣的Computex、福布斯全球行政總裁會議等更吸引眼球的業界盛會相沖突，因此直接導致了參展商數量從上一屆的500余家減少到近400家;場館面積也大幅縮水到只有區區兩個展館。業內人士分析認為，這其中僅因為同臺灣Computex的直接沖突就使得本屆CeBIT的潛在展商減少了近百家。而由于其后緊接著還有上海的福布斯全球行政總裁高峰會議以及北京的電信展，因此也牽制很多高層專業觀眾和電信企業無法參展。又如，從去年7月開始到今年4月，國內將接連在廣京滬之間舉行車展，雖然主辦方已經將時差拉到最寬，但要讓展商們在不到10個月的時間內奔波于3個頂級車展，難免的會出現差強人意的情況。所以，如果展商事先不注意到這些信息，仍然依照慣性思維使用原有的參展策略，就很難達到自己的預期。
在注意到展期內同類展會的“撞車”問題的同時，一些資深的涉外組展人士也提醒企業需要注意的是一些地域文化風俗差異所造成的時間問題。比如2006年的STONETECH中國石材展原本是準備放在三月中旬舉行，恰恰與西方基督教的重要節日復活節相沖突，如果不是主辦方在海外參展商的要求下及時調整展期，那展會的海外展商和境外觀眾就難免受影響了。而如果企業對這些信息不能有所覺察，將其納入全盤考慮范圍，那么多花參展的資金倒在其次，錯過了進入市場的最佳時機，損失就無法估量。
除了考量習俗外，參展商在選擇展會時還應該對不同地域的商業文化環境有所了解。對此，中國汽車工業進出口總公司展覽部經理趙令偉指出，國內企業在赴外參展時應注意到，國外的有些展會是兼有訂貨會特點的，具有商業機會，有利于企業擴大訂單量。這類展會大多在下半年、圣誕節前舉行。展覽會期間有相當一部分訂貨商為來年的生產安排和采購計劃到會。在這樣的展會上，參展企業就能直接面對面與需求方交流，展談結合，訂貨明確，是拓展貿易的生產企業非常值得注意的一種展會。
地點決定成敗
就像開店要講究所謂“市口”一樣，相比于展會的時間，展會選址的重要性可以說是有過之而無不及。因為展會地點的選擇就是要結合展會的展覽題材和展會定位而定，可以說，展會的地點在某種程度上直接決定了展會的生命力和影響力，而展會的影響力是保障參展商收益的根本，所以選擇參展地點對參展企業來說是件利益攸關的大事。對此，中國貿促會北京分會副會長徐玉偉表示，對于展商來說，一個好的展會地點能讓平時難以交流到的客戶和合作伙伴紛至沓來，在選擇展會地點時，“展會舉辦地是否是產業集群基地?是否是一個交易基地?市場輻射范圍如何?基礎設施如何?交通是否便利?國際級別的展會還要看其是否是一個國際交往城市。例如，參加科技類的展覽會當然要首選北京和深圳，即北京科博會和深圳高交會。”徐玉偉認為，這些都是企業選擇展會要考慮的基本問題。
舉例來說，在成都就看不到大型機械展，因為像機械這樣的大件物品運輸成本很高，外加成都當地的制造業水平有限，屬于一個典型的消費型城市，所以對此類展商也就缺乏吸引力。反過來說，由于成都人口眾多、生活休閑，使得它很適合成為大眾消費品展會的舉辦地，食品行業的參展商可以在這里找到糖煙酒商品交易會這樣的頂級盛會。另外，還是在2003年的CeBIT，當時也是從位于上海市中心的國際展覽中心“千里迢迢”轉移到了是剛落成的上海新國際博覽中心后的第一屆展事。由于市民對去新展址的往來線路還不熟悉，在一定程度上是那屆CeBIT人氣不旺的主因之一。雖然這在長遠上對展會的發展是有利的，但作為參展商來說，要充分利用好每一次的參展機會就必須將各種因素尤其是不利因素都考慮周全。
在參展選址上，不光不同的行業之間有不同的門道，就算在同業中，也可以因為風格和定位的不同而產生差異。比如，在去年11月底的北京車展上，中國貿促會汽車行業分會秘書長王俠就表示，今年4月的上海車展將減少一天公眾開放日，增加一天媒體日，而上海車展的票價本來就比北京要高出一截，就可以知道這是由于上海本身具備既是汽車消費中心又是汽車產業中心的城市特點，又由于兩地政府在汽車消費上的政策差異，使得上海車展所要面向的目標客戶群是汽車業內人士以及長三角地區的中高端消費者。如果將展覽的場館放在鬧市，勢必會導致非目標觀眾大量涌入，使真正有意圖的目標觀眾望而卻步。反過來講，北京車展則是將目標定在普通大眾身上。因為車牌在北京是敞開供應的，所以各個階層的人士都有能力消費不同價位的汽車。外加北京也不是汽車業中心，所以車展在北京更像是一個全民的“嘉年華”。因此，針對兩個車展的不同特點，展商們就需加以區別對待，既不能全部西裝革履，也不能一概互動娛樂，而要思索怎么用最合適的方法在這兩個展會上都能取得最大的曝光率和知譽度，把功夫不只用在展場之內。
